Actul constitutiv – Cum să-l completăm? Actul constitutiv este documentul cel mai important din cadrul unei firme. Acesta reglementează modul de organizare și administrare al firmei. Acest act, cunoscut și drept constituția firmei. El reglementează modul de organizare al firmei, obligațiile și drepturile persoanei juridice și ale asociaților. Un act constitutiv bine întocmit va scuti asociații și administratorul de timp pierdut și va permite evitarea risipei financiare.
Cum să completăm Actul Constitutiv?
Asociații care înființează o firmă pot utiliza modelele de acte constitutive de pe siteul Registrului Comerțului. Sunt disponibile modele pentru firme cu un asociat sau mai mulți, cu un administrator sau mai mulți etc. Acestea sunt suficient de bune pentru atingerea obiectivelor avute în vedere. Acestea conțin clauze care acoperă toate situațiile din organizarea activității firmei și prin folosirea lor nu veți avea parte de întârzieri în înregistrarea firmei. În plus, față de aceste modele, există și variante de act constitutiv bilingve, pentru societățile în care cel puțin unul dintre asociați este din afara țării. Dacă doriți să vă înființați o societate de acest tip ar fi de preferat să apelați la niște consultanți specializați, pentru că este vorba de un nivel de complexitate superior.
Foarte importantă este și durata mandatului administratorului. În majoritatea modelelor de acte constitutive administratorul este numit pe perioadă nedeterminată, dar poate că aceasta nu este cea mai bună soluție. Un administrator cu un mandat pe perioadă determinată, de 3-5 ani, ar putea să fie mai motivat în activitatea sa. Acesta ar putea fi stimulat să performeze pentru a putea să obțină un nou mandat. De asemenea, dacă administratorul este și asociat s-ar putea ca în timp să dorească să se apuce și de alte proiecte. Prin limitarea mandatului administratorului s-ar putea evita atât situațiile de plafonare, cât și situațiile în care acesta nu este de găsit pentru semnarea documentației curente.
Cum alegeți CAEN-ul
Mare atenție însă când vă alegeți codurile CAEN! Unii consultanți consideră că este mai bine să aveți multe CAEN-uri pentru a acoperi direcțiile viitoare de dezvoltaree a firmei. Noi vă recomandăm să le ignorați sfaturile. Actul constitutiv cât mai simplu posibil. Este suficient ca acesta să conțină Codul CAEN principal și codurile complementare acestuia.
Totuși, de ce zicem că nu are sens să aglomerați inutil actul constitutiv. Actul constitutiv nu trebuie aglomerat cu coduri CAEN pentru că modificările viitoare vor fi realizate prin Registrul Comerțului, cu publicare în Monitorul Oficial. Anunțurile de publicare în Monitorul Oficial sunt plătite în funcție de numărul de caractere. Este mai ieftin să introduci 1-2 codul CAEN în actul constitutiv decât să scoți un calup.
Un alt aspect la care trebuie să fiți atenți când vă alegeți CAEN-ul este activitatea propriu-zisă. Există câteva domenii în România în care firmele ar trebui să funcționeze în baza unui CAEN unic. Dacă doriți să înființați o societate în domeniul asigurărilor și reasigurărilor, pensiilor facultative, investigațiilor, serviciilor de asistență medicală sau stomatologică ș.a. atunci veți fi obligați să aveți CAEN unic.
De asemenea, când înființați firma verificați și datele de expirare ale cărților de identitate ale asociaților. Aceste date apar în actul constitutiv și orice schimbare a cărții de identitate sau a pașaportului va atrage după sine obligația actualizării actului constitutiv. Astfel, administratorul firmei va trebui să convoace AGA unde să se emită o hotărâre prin care să se autorizeze actualizarea actului constitutiv. Procedura este, în linii mari, asemănătoare cu cea de înființare a unei firme și se realizează prin Registrul Comerțului de care ține societatea. Ar fi de preferat ca, la înființarea firmei, să verificați actele tuturor asociaților și dacă unul dintre ele are dată de expirare apropiată să îi cereți să și-l schimbe.
Apelați la un specialist
Acestea sunt doar câteva elemente la care trebuie să fiți atenți atunci când vă completați actul constitutiv. Respectarea lor vă poate salva timp și bani în viitor. Recomandarea noastră este să citiți modelele de documente cu atenție și să aveți grijă când redactați formele finale.
Dacă nu vă simțiți în măsură să-l completați, solicitați ajutorul unui specialist. Dar, chiar și așa este bine să verificați produsul final. Actul va influența activitatea firmei până la prima modificare la ONRC.
