Un convocator (Convening Notice) este o notificare oficială trimisă de administratorul unei societăți către acționari sau asociați pentru informarea prin o ședință AGA sau altă ședință cu rol administrativ. Rolul acestui document este indicat chiar de denumirea sa. Prin el se convocă asociații sau acționarii unei firme în vederea participării la o ședință administrativă. Convocatorul trebuie să conțină elemente obligatorii precum:
- Data, ora și locația exactă a ședinței;
- Scopul și obiectivele ședinței;
- Ordinea de zi detaliată și subiectele care urmează să fie discutate;
- Tipul ședinței (fizică sau online);
- Detalii privind documentele atașate convocatorului;
- Date de contact pentru informații și clarificări.
În plus, acesta trebuie să fie însoțit de documentele care urmează să fie discutate în cadrul ședinței. De exemplu, pentru ședința de avizare a bugetului anual, trebuie ca asociații să primească bilanțul, balanța, fluxul de numerar, schița raportului administratorului etc.
