Convocarea ședinței AGA este reglementată prin Legea Societăților (legea 31/1990, secțiunea a II-a), cu revizuirile și completările ulterioare. Orice antreprenor, fondator al unui SRL, se va confrunta cu acest tip de activitate. Conform legii, scopul convocării este ordinar sau extraordinar. De asemenea, orice societate trebuie să realizeze cel puțin o convocare pe an, pentru aprobarea bilanțului și a bugetului. Convocarea propriu-zisă este realizată de către un administrator la solicitarea unuia sau mai multor asociați care reprezintă cel puțin 10% din părțile sociale ale firmei. Această prevedere poate să fie modificată în Actul Constitutiv al Societății.
Pași convocare AGA
Pașii necesari pentru convocarea Adunării Generale Asociaților (AGA) la o Societate pe Răspundere Limitată sunt:
- Adresarea solicitării de convocare către administratorul societății – Aceasta se realizează de către unul sau mai mulți asociați, care dețin cel puțin 10% din părțile sociale. Această solicitare nu este necesară atunci când administratorul deține un pachet de cel puțin 10% din părțile sociale.
- Elaborarea convocatorului – Acesta trebuie să conțină data, ora și locul ședinței. De asemenea, el trebuie să conțină ordinea de zi și să fie însoțit de documentele care urmează să fie discutate și supuse la vot. De exemplu, pentru aprobarea bilanțului și a bugetului, administratorii trebuie să trimită bilanțul, balanța, raportul administratorului etc. Aceste documente trebuie să fie puse la dispoziția asociaților cu cel puțin 15 zile înainte de ședință.
- Convocarea de către administratori – Convocarea propriu-zisă trebuie să fie realizată de către un administrator al SRL-ului.
- Notificarea asociaților – Asociații trebuie să fie notificați privind data, ora și locul ședinței conform prevederilor legii 31/1990 și a Actului Constitutiv al Societății. Notificarea trebuie să fie realizată cu cel puțin 15 zile înainte de ședința AGA. Termenul poate fi mai scurt de 15 zile doar dacă toți asociații agreează acest lucru. Aceste notificări se vor realiza conform prevederilor din cadrul Actului Constitutiv prin scrisori, e-mail-uri etc. În cazul Societăților pe Acțiuni, convocarea trebuie să fie publicată și în Monitorul Oficial.
- Ședința propriu-zisă – Asociații participanți la ședință, discută problemele de pe ordinea de zi și își exprimă votul.
- Procesul verbal – Deciziile luate în cadrul ședinței AGA cu majoritatea voturilor exprimate de către asociați se consemnează printr-un proces verbal semnat de toți participanții. Acesta va fi păstrat în arhiva societății. De asemenea, acestea vor fi consemnate și în cadrul Hotărârii AGA, numerotate și datate corespunzător.
Pentru ca ședința să se desfășoare corect este necesară respectarea prevederilor legale și ale celor din Actul Constitutiv. Dacă aveți orice dubiu privind organizarea AGA este recomandat să vă consultați cu un specialist în dreptul societăților.